Från mall till signerat avtal
Sluta mejla avtalsutkast fram och tillbaka. Ni skriver avtalet från en egen mall, förhandlar med motparten i samma dokument, signerar digitalt och får en påminnelse innan avtalet ska förnyas.
- Egna mallar och standardtexter
- Gemensam granskning med motparten
- Signering i modulen Signaturer, BankID som tillval
- Påminnelse om sena svar och före förnyelse
Från mall till påminnelse
Ni förbereder avtalet hos er. Motparten loggar in i portalen med ett eget konto och läser, kommenterar och föreslår ändringar direkt i avtalet. Portalen ingår alltid och kostar inget för motparten.
-
1
Skapa mallar och standardtexter
Skriv mallarna en gång och återanvänd standardtexterna. En ändrad mall blir en ny version, så avtal som redan är skrivna påverkas inte. Viktiga avsnitt kan ni låsa.
-
2
Gör ett avtal för varje motpart
Utgå från en mall, till exempel för sekretessavtal, personuppgiftsbiträdesavtal eller licensavtal. Motpartens namn, organisationsnummer och kontaktuppgifter fylls i automatiskt.
-
3
Dela avtalet med motparten
Välj vilka personer hos motparten som ska vara med. Avtalet väntar på dem under Mina uppgifter i portalen, och de får en notis. De ser ändringarna från och med att ni delade, men aldrig era interna utkast.
-
4
Kommentera och föreslå ändringar
Båda parter kan ändra i avsnitt som inte är låsta. Det som läggs till och tas bort syns i varje persons egen färg. En kommentar sitter kvar vid sin text även när texten ändras.
-
5
Lås den version ni är överens om
När alla frågor är lösta låser ni versionen som en färdig fil (PDF). Den får innehållsförteckning, sidnummer och er sekretessmärkning och kan inte längre ändras.
-
6
Signera digitalt
Undertecknarna hos er och hos motparten signerar den låsta versionen i modulen Signaturer. Dokumentet förseglas och underskriften kan kontrolleras på en öppen webbsida. BankID finns som tillval.
-
7
Få påminnelse om svar och förnyelse
Sätt ett datum för motpartens svar och ett förnyelsedatum, gärna sista dagen för uppsägning. Dröjer svaret hamnar en uppföljning under Uppgifter hos den som ansvarar för avtalet, och 30 dagar före förnyelsedatumet kommer en påminnelse.
Avtalet, steg för steg
Följ ett avtal från mall till underskrift och påminnelse. Scrolla för att gå igenom stegen, eller klicka på ett steg.
Förhandla i samma dokument
Det viktiga ligger fast
Ni bestämmer vilka avsnitt som inte får tas bort, ändras eller flyttas. Det gäller båda parter.
Varje ändring syns
För varje tillägg, strykning eller flytt sparas vem som gjorde det, för vilken part och när. Båda parter ser samma historik.
Kommentarer vid rätt text
En kommentar sitter fast vid texten den gäller, även när texten ändras. När ni är överens markerar ni frågan som löst, och den kan öppnas igen vid behov.
Inget skrivs över
Mallar, sparade ändringar och delade versioner hålls isär. Sparar två personer samtidigt ser ni skillnaden, så ingen råkar skriva över den andra.
Se vilka avtal som saknas
En tabell visar vilka avtal varje leverantör har och vilka som saknas. En att göra-lista visar vad som väntar på er.
- Regler för vilka avtal som krävs. Bestäm vilka avtal en leverantör ska ha, utifrån risknivå, klassning eller egna märkningar. Till exempel: alla leverantörer med hög risk ska ha ett biträdesavtal.
- Många avtal på en gång. Välj mallar och leverantörer och skapa alla avtal i ett svep, som utkast hos er eller delade direkt med motparten.
- Saknade avtal skapas åt er. Reglerna kan skapa utkast till avtal som saknas. Ni bestämmer själva när de delas och signeras.
- Att göra-listan. Avtal som saknas, öppna kommentarer, sena svar, förnyelser inom 30 dagar och avtal som bygger på en äldre mall.
| Leverantör | Sekretessavtal | Biträdesavtal | Licensavtal |
|---|---|---|---|
| Driftleverantör | Signerat | Signerat | Under granskning |
| Programvaruleverantör | Signerat | Utkast | Signerat |
| Konsultbolag | Fastställt | Under granskning | Saknas |
| Underleverantör | Saknas | Saknas | Utkast |
Exempel med påhittade leverantörer. Ni bestämmer vilka avtal som krävs.
Signera exakt den version ni kom överens om
Den färdiga versionen sparas som en låst fil (PDF). Det är just den filen som signeras, så det som skrivs under är det ni kom överens om.
- En ren fil, färdig att arkivera. Innehållsförteckning, sidnummer och er sekretessmärkning kommer med.
- Båda parter skriver under. Ni väljer vilka som ska skriva under, minst en person hos er och en hos motparten.
- BankID som tillval. Med tillvalet väljer ni för varje dokument om det ska signeras med BankID eller med plattformens egen signatur.
- Ingen ändring i sista stund. Ett nytt utkast ersätter aldrig det som redan har skickats för signering.
Ett signerat och förseglat avtal i modulen Signaturer: vem som har skrivit under och när, och en knapp för att kontrollera underskrifterna. Själva avtalsarbetet visar vi gärna i en demo. Skärmbilder från en demomiljö med påhittade leverantörer.
Förnya eller säg upp i tid
Ni ser i god tid vilka avtal som behöver förnyas: avtalen ni skriver här och andra signerade dokument som plattformen redan bevakar.
- Ett eget datum för varje avtal. Avtalen ni skriver här ger en påminnelse 30 dagar före förnyelsedatumet.
- Även andra signerade dokument. Slå på det i inställningarna. Då bevakas också godkända leverantörsbedömningar, och ni får en notis när något har gått ut.
- Ni väljer tid och påminnelser. Påminnelserna räknar med att ett dokument gäller i ett år, om ni inte väljer en annan tid, till exempel två år för sekretessavtal. Ni väljer också hur långt i förväg de kommer.
- Allt som ska förnyas på ett ställe. Startsidan samlar allt som behöver förnyas eller snart går ut.
Frågor om avtal och licensavtal
Vem ser vad?
Motparten ser bara de versioner ni väljer att dela, och ändringarna från och med att ni delade. Era mallar, interna utkast och översikter ser de aldrig. Hos er ser var och en bara det som deras behörigheter ger dem.
Behöver motparten något eget program?
Nej. Motparten loggar in i portalen med ett eget konto och arbetar direkt i webbläsaren. Det kostar inget för dem.
Kan vi signera med BankID?
Ja. BankID är ett tillval. När det är påslaget väljer ni för varje dokument om det ska signeras med BankID eller med plattformens egen elektroniska underskrift. Signeringen görs i modulen Signaturer.
Vad händer med avtalen när mallen uppdateras?
Avtal som redan finns ändras inte, så det ni har förhandlat ligger kvar. Vill ni använda den nya mallversionen skapar ni ett nytt utkast från den. Att göra-listan visar vilka avtal som bygger på en äldre mall.
Kan vi prova modulen först?
Ja. Solvere kan låta er prova modulen under en överenskommen period, så att ni testar den med era egna avtal innan den läggs till i licensen.
Vad kostar modulen och vad räknas som plats?
Modulen kostar 6 000 kr/mån (72 000 kr/år). Till det kommer grundplattformen, 4 100 kr/mån, och för signering modulen Signaturer, 4 500 kr/mån, om ni inte redan har den. Vid första köpet tillkommer en engångsavgift för införande: 20 000 kr för modulen och 45 000 kr för grundplattformen. Lägger ni till modulen i en licens ni redan har tillkommer ingen införandeavgift. Som plats räknas bara de avtal ni vill ha påminnelser om, till exempel inför förnyelse eller uppsägning, och 25 ingår. Behöver ni fler finns nivåerna 100 avtal (+25 % på licensen) och 250 avtal (+50 %), och fler än så i offert. Nivån väljs efter den modul som räknar mest, och procentsatsen gäller hela licensen. Alla priser exkl. moms. Hela uträkningen ser ni på prissidan.